Por Hudson Pova
Diariamente tomamos pequenas decisões e escolhemos rotas e destinos em nosso dia a dia de forma automática, baseados nos conhecimentos adquiridos ou utilizando ferramentas que já se tornaram backgrounds em nossas vidas e que utilizamos sem nem perceber que estão ali, até que não estejam mais e nos façam falta. Vou lhe dar dois exemplos:
Todos os dias você chega em casa à noite, abre a porta da sala, acende a luz e se dirige à cozinha, certo? De forma natural, se desvia dos móveis e paredes e chega ao destino. Mas, desta vez faltou luz. Você abre a porta e está escuro. Consegue se deslocar até a cozinha com a mesma facilidade? Mesmo conhecendo a casa e a disposição dos móveis, provavelmente optará por caminhar mais lentamente e com cautela.
Atualmente, é quase que instintivo utilizarmos o GPS do nosso smartphone para nos locomovermos de um lugar a outro, em uma viagem para uma nova cidade ou algum endereço ou ponto específico na cidade em que moramos, mas não conhecemos. Por vezes, utilizamos até para encontrarmos a melhor rota para destinos já conhecidos e corriqueiros, simplesmente para “driblar” o trânsito e chegar mais rápido. Mas, e se não houver conexão com a internet ou seu smartphone estiver descarregado?
É natural não nos preocuparmos com eventos que possam alterar nossas rotinas e acaba que muitas vezes não temos um plano B para essas situações.
Contudo, no dia a dia de um gestor isso não é uma opção. O gestor não pode andar as cegas no escuro ou seguir por um caminho sem uma rota estabelecida. Estar preparado para os mais diversos cenários e possíveis situações é essencial para a condução do negócio.
Mas como estar preparado? Como prever o que pode ou não acontecer?
“Simplesmente planejando.”
Porém, o planejamento requer pleno conhecimento do seu negócio. Você, como gestor, precisa conhecer seus números e analisá-los. Mas, para isso, é necessário compreender os Indicadores de Desempenho do seu negócio.
Os Indicadores de Desempenho possibilitam ao gestor a compreensão do fluxo de trabalho através da avaliação temporal histórica dos dados, ou seja, sua performance ao longo do tempo. Para uma boa avaliação dos indicadores, além do monitoramento das atividades do negócio é necessário definir bem os objetivos ou resultados esperados para comparação com o realizado.
Os indicadores, também conhecidos por KPI (Key Performance Indicator), podem ser extraídos de quaisquer áreas do seu negócio. Dentre os mais comuns:
- Indústria:
- Produtividade;
- Tempo de Produção;
- Aderência;
- Tempo Médio Giro do Estoque (Produtos Acabados).
- Comercial:
- Total Vendido;
- Vendas por Região;
- Vendas por Vendedor;
- Ticket Médio.
- Suprimentos:
- Quantidade de Pedidos;
- Tempo Médio Reposição de Estoque;
- Compras por comprador;
- Tempo Médio Solicitação x Compra.
- Financeiro:
- Receitas por competência;
- Desembolsos;
- Fluxo de Caixa;
- Lucratividade.
Indicadores precisam fornecer informações precisas, com a mínima margem de erro, para fomentar tomadas de decisões, propostas de melhorias, alcance de metas, identificar oportunidades, diagnosticar falhas, possibilitar correções etc.
Os indicadores devem ser capazes de demostrar e identificar através de gráficos, dashboards ou fluxogramas, pontos fora da curva que não são visíveis ou perceptíveis em relatórios convencionais ou tabelas.
Ok, cheguei até aqui. Como escolher uma plataforma para meus indicadores de sucesso?
O mais comum, nem por isso menos importante, é a utilização da boa e velha planilha, seja pelo Excel (ferramenta Microsoft) ou pelo Calc (ferramenta gratuita LibreOffice), para geração de tabelas que funcionem como banco de dados para geração de gráficos e apresentação dos indicadores.
Porém, gerar visualizações interativas, com análises de filtros cruzados, entre outros, demanda um maior domínio para criação de macros e VBA, linguagem de desenvolvimento da ferramenta.
Atualmente, existem no mercado soluções chamadas de self-service BI (Businnes Inteligence) que permitem, através do conceito de “faça você mesmo”, que o cliente final desenvolva soluções e analises através da criação de Dashboards de forma dinâmica, sem a necessidade de especialistas em tecnologia.
As ferramentas mais conhecidas atualmente são:
- Power Bi – utilizada e recomendada pela Rock+;
- Tableau;
- Qlik Sense.
Dicas para a geração de Indicadores de Sucesso:
- Faça uma boa capitação dos seus dados: Isso garante confiabilidade e diminui a necessidade de tratamento da base;
- Foque no que é importante: identifique o que é de fato relevante e que vai auxiliar nas tomadas de decisões;
- Faça simples: comece por análises mais sintéticas, uma visão macro do negócio, e crie visões analíticas de acordo com a necessidade
